Архивный отдел

Начальник архивного отдела — Камышева Ираида Григорьевна

Адрес: ул. Азина 203а, г. Воткинск, Удмуртская Республика, 427441
Телефон (факс): (34145) 4−83−06, 5−22−83, 5−20−14.
E-mail: votkinskrarhiv@mail.ru

Личный прием граждан осуществляется еженедельно по четвергам с 08.30 до 11.30 часов.


График работы:
Понедельник-четверг - 08.00-17.00 (перерыв - с 12.00 до 12.48)
Пятница - 08.00-16.00 (перерыв с 12.00 до 12.48)
Среда - неприемный день
Суббота, воскресенье - выходные дни

Сотрудники архивного отдела:

• Главный специалист-эксперт - Климова Елена Петровна, тел.: 5-22-83

• Ведущий специалист-эксперт - Смирнова Ксения Юрьевна, тел.: 5-20-14

• Архивариус - Вольхина Светлана Васильевна

Архивный отдел оказывает муниципальные услуги:

прием документов на постоянное хранение в архивный отдел от юридических и физических лиц (источников комплектования архивного отдела);

прием документов по личному составу ликвидированных организаций;

обеспечение доступа к архивным фондам, исполнение тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций.

Как получить архивную информацию?

(архивную справку о стаже работы, заработной плате, подтверждении льготного стажа работы, награждении и др.) 

Уважаемые граждане!

Архивный отдел информирует о возможности получения услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов"  через Региональный портал государственных и муниципальных услуг (РПГУ)

Предлагаем Вам инструкцию по оформлению заявления на РПГУ.

В случае, если Вы не проходили регистрацию на ЕПГУ либо прошли упрощенную систему регистрации, которая дает доступ лишь к ограниченному набору услуг (так называемая "неподтвержденная учетная запись"), Вы можете обратиться в архивный отдел для регистрации или подтверждения уже существующей учетной записи. Для этого требуется предоставление паспорта и СНИЛС.

На странице архивного отдела открыт специальный раздел, посвященный юбилейным датам - Мероприятия к юбилейным датам архивной службы

Основные задачи отдела

1. Управление архивным делом на территории муниципального образования.
2. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и иных архивных документов.
3. Осуществление государственного учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики и иных архивных документов.
4. Осуществление отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела, переданных муниципальному образованию.
5. Контроль за исполнением муниципальных правовых актов органов местного самоуправления в области архивного дела.

Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
  
1. Участвует в разработке и реализации муниципальных программ в области архивного дела и отраслевых разделов программ социально-экономического развития на территории муниципального образования,   а также реализации государственных программ Удмуртской Республики в области архивного дела.
2. Анализирует состояние развития архивного дела на территории муниципального образования, осуществляет подготовку перспективных и текущих планов и отчетов об их исполнении.
3. В пределах своей компетенции разрабатывает проекты правовых актов Администрации муниципального образования в области архивного дела.
4. Готовит предложения для главы Администрации о передаче архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования «Воткинский район», в федеральную собственность, собственность Удмуртской Республики, иных муниципальных образований.
5. Организует отбор и осуществляет прием документов организаций и граждан – источников комплектования на постоянное хранение в Отдел.
6. Осуществляет хранение и учет архивных документов, в т.ч.:

• документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций и предприятий;
• документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных органов, организаций и предприятий Удмуртской Республики и находящихся на территории муниципального образования, в порядке, определенном законом Удмуртской Республики;
• документов на различных видах носителей, поступивших на хранение в Отдел на законом основании от организаций иных организационно- правовых форм;
• документов по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования, независимо от форм собственности;
• документов физических лиц на различных видах носителей, в том числе документов личного происхождения, семейных архивов, документальных коллекций, воспоминаний лиц, деятельность которых связана с историей района, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
• аудиовизуальных документов, отображающих прошлое и настоящее района, созданных в инициативном порядке;
• печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды, хранящиеся в Отделе.

7. Осуществляет временное хранение документов, отнесенных к собственности Удмуртской Республики, в порядке, установленном Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».
8. Ведет учетные документы, предусмотренные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, действующими Правилами, иными нормативными актами и методическими документами, представляет в Комитет по установленным формам сведения о хранящихся в Отделе архивных фондах и документах.
9. Разрабатывает и по согласованию Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (далее-ЭПМК) Комитета представляет на утверждение главе Администрации района списки учреждений, предприятий и организаций - источников комплектования Отдела (далее- источники комплектования), документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков. Составляет списки организаций и граждан - возможных источников комплектования Отдела.
10. Оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным, архивным службам и экспертным комиссиям организаций, учреждений, находящихся на территории муниципального образования:  

• в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
• по отбору документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
• по упорядочению документов по личному составу;
• по ведению учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики, находящихся на временном хранении;
• по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
• по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
• в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

11. Дает заключения и представляет на рассмотрение ЭПМК Комитета инструкций по делопроизводству, положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования Отдела. Дает экспертную оценку качества нормативно-методических документов, описей дел организаций, согласовывает номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела.
12. На основе представленной информации и непосредственно в процессе взаимодействия с источниками комплектования анализирует состояние сохранности архивных документов, дает в пределах своих полномочий рекомендации по устранению недостатков в обеспечении сохранности архивных документов и состоянии делопроизводства.
13. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб учреждений, организаций, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов организаций делопроизводственных служб.
14. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения документов в Отделе и обеспечения их физической сохранности, проводит мероприятия по улучшению физического состояния архивных документов.
15. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов и переработку описей фондов, находящихся на хранении в Отделе.
16. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении в Отделе, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
17. Информирует органы государственной власти и местного самоуправления, иные организации о составе и содержании документов, находящихся на хранения в Отделе, по актуальной тематике, исполняет их запросы на архивную информацию.
18. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы, находящиеся на хранении в Отделе органам государственной власти и местного самоуправления, организациям и гражданам с целью научного и практического использования; исполняет тематические и социально-правовые запросы организаций и граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
19. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, ведет прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
20. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
21. Обеспечивает в пределах компетенции защиту сведений, содержащих информацию ограниченного доступа (конфиденциальную).
22. Реализует в установленном порядке отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела, которыми органы местного самоуправления наделены законом Удмуртской Республики.
23. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Удмуртской Республики, при выполнении возложенных функций в соответствии административными регламентами Отдел осуществляет предоставление государственных и муниципальных услуг.