История архивного отдела

Архивный отдел Администрации Воткинского района

история и современность

Создание архивной службы Воткинского района связано с выходом постановления ВЦИК и СНК РСФСР от 10 декабря 1934 г. «О районных архивах», предписавшего «в целях обеспечения надлежащей охраны, собирания, разработки и использования архивных материалов низового советского аппарата, новостроек, совхозов, машинно-тракторных станций и колхозов организовать в 1935 г. районные архивы при районных исполнительных комитетах, которые имеют наиболее ценные архивные материалы». В принятом в связи с этим Воткинским райисполкомом 7 апреля 1935 г. приказе № 29 за каждым его отделом в архивохранилище, ответственность за которое возлагалась на заведующего общим отделом, закреплялось определенное отделение, а также предписывалось подготовить все дела за 1931–1934 гг. к передаче в архив: «на каждый год составить опись дел, в каждом деле произвести нумерацию страниц, подшить полностью находящиеся в деле бумаги, на обложках дел указать наименование отдела, название дела, когда начата и закончена переписка и на скольких листах».

В соответствии с постановлениями Президиума Верховного совета СССР от 16 апреля 1938 г. и Президиума Верховного совета УАССР от 4 февраля 1939 г. архивные учреждения были переданы в систему НКВД УАССР. Из сохранившегося акта приема-передачи Воткинского райархива в ведение Воткинского городского отдела НКВД от 28 февраля 1939 г. следует, что «с 1 января 1938 г. дела архива приняла новая заведующая райархивом Петрова Мария Афонасьевна, которая прошла пятидневный инструктаж по архивному делу и в 1938 г., с 26 ноября по 13 декабря, вторично прослушала курсы по архивному делу в Центральном архивном управлении гор. Ижевска, об окончании которых имеет удостоверение». В архиве насчитывалось 39 фондов (5412 ед. хр.), в том числе президиума и отделов райисполкома, 12 сельских советов, восьми колхозов и др. Однако условия для работы не были созданы («помещение архива находится в каменном складе без окон, из-за отсутствия печей не отапливается. Заведующей архивом, чтобы сделать справку, приходится брать дела и носить за квартал в помещение РИКа, финансирование архива недостаточно»). В 1943 г. райгосархив был реорганизован в объединенный районно-городской архив.

По воспоминаниям заместителя начальника Архивного управления при Совете министров УАССР в 1967–1978 гг. Л.В. Глушковой, в 1970-х гг. «Воткинский объединенный госархив… был размещен в полукаменном жилом доме на 1-м этаже. Площадь была большая, архивохранилища оборудованы добротными деревянными стеллажами с огнезащитной пропиткой. Но основной вопрос – противопожарная безопасность – не решался до переезда госархива в новое помещение (пристрой к зданию жилого дома)».

Менялись помещения архива, происходили реорганизации, однако до 1993 г. документы городских и районных организаций хранились в одном здании, архив был объединенным. В соответствии с решением исполкома Воткинского районного Совета депутатов от 24 мая 1993 г. № 45-9 «в связи с малыми площадями в городском архиве и невозможностью принятия архивных документов из колхозов, совхозов, предприятий и учреждений района с 1 июня 1993 г. был организован районный государственный архив сельскохозяйственного профиля»2. Документы учреждений и организаций Воткинского района перевезли в отдельное здание по ул. Азина. В штат архива ввели три ставки (специалисты и уборщица), а возглавила его Лидия Леонидовна Жуйкова. На 1 января 1994 г. здесь хранилось 27 436 ед. хр., было выдано 772 справки, в источниках комплектования значилось 45 организаций. В 1996 г. администрация района выделила архиву первый компьютер, в 1998 г. начала внедряться БД «Архивный фонд», которая позволила вносить информацию по всем содержащимся в архиве фондам. Были приобретены копировальный аппарат, компьютеры, сканеры, факс и многое другое. Архив стал пополняться электронными аудиовизуальными документами. По итогам республиканского смотра сохранности документов Архивного фонда Удмуртии, организованного к 75-летию архивной службы республики в 1998 г., архивный отдел Администрации Воткинского района был признан одним из лучших.

С 2006 г. архив осуществляет отдельные государственные полномочия Удмуртской Республики в сфере архивного дела, на их выполнение с тех пор получает финансовое обеспечение в виде субвенций, предоставляемых из республиканского бюджета (в 2009 г. выделили свыше 4 млн руб., что позволило провести капитальный ремонт здания). Условия хранения документов стали образцовыми, а эффективность работы архивистов повысилась.

С 2010 г. действует и успешно реализуется муниципальная подпрограмма «Архивное дело» Программы социально-экономического развития муниципального образования «Воткинский район», которая периодически актуализируется. Показатели основных направлений деятельности программы ежегодно выполняются в полном объеме. Многое сделано для повышения уровня безопасности архива. В 2015 г. заменена мягкая кровля здания на односкатную кровлю из профнастила. Сегодня архив оснащен современной охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пульт охраны, автоматической системой пожаротушения, кнопкой тревожной сигнализации; создана локальная компьютерная сеть; приобретено сканирующее оборудование; имеется уютный читальный зал. Все восемь архивохранилищ оборудованы металлическими стеллажами (протяженность 1237 пог. м), кондиционерами, сертифицированными противопожарными дверями; дела полностью закартонированы. Хорошие условия для хранения фондов отметил в ходе своего визита в архив в рамках мероприятий научно-методического совета архивных учреждений ПФО в июне 2021 г. заместитель руководителя Федерального архивного агентства А.В. Юрасов.

На 1 января 2023 года в архивном отделе Администрации муниципального образования «Муниципальный округ Воткинский район Удмуртской Республики» насчитывается 228 фондов, 72 146 ед. хр., в том числе 49 489 ед. хр. управленческой документации, 19 936 ед. хр.по личному составу, 1224 ед. хр. личного происхождения, 590 ед. хр. научно-технической документации, 827 ед. хр. аудиовизуальных и 80 ед. хр. электронных документов. Однако загруженность архива составляет 84 %. Интенсивность работы по комплектованию свидетельствует о том, что в ближайшей перспективе архиву предстоит решить проблему свободной архивной полки. Это возможно за счет реконструкции здания со строительством дополнительного помещения.

Сохраняемое документальное наследие – это своеобразная летопись учреждений и предприятий, колхозов и совхозов, райисполкома Совета депутатов и администрации, отражающая развитие района, в основном за 1923–2021 г. Среди исторически значимых и ценных документов можно выделить коллекцию карт, созданных дореволюционными топографами (это 50 планов земельных и лесных участков, отведенных в надел удельным крестьянам, бывшим сельским работникам, из генерального межевания Старозаводской дачи Камско-Воткинского горного округа по семи волостям за 1867–1916 гг.); архивную коллекцию извещений о погибших и пропавших без вести военнослужащих Красной и Советской армий в период Гражданской, Советско-финской и Великой Отечественной войн, включающую 1444 документа.

В 2021 г. в соответствии с решением Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики архивом осуществлен прием завершенных пенсионных дел, на основе которых создана Коллекция пенсионных дел участников Великой Отечественной войны, погибших в годы войны и других военных действиях, граждан, пострадавших в результате радиационных или техногенных катастроф, их семей, насчитывающая 606 ед. хр. за 1942–2005 гг. Дела активно используются для подготовки электронной Книги памяти сел и деревень Воткинского района.

С 1997 г. ведется планомерная работа по сбору документов личного происхождения. Сегодня в архиве 13 таких фондов и одна коллекция. Включенные в них документы переданы гражданами, внесшими значимый вклад в развитие Воткинского района. Это 22 работника учреждений сферы науки и образования, сельского хозяйства, руководители предприятий, участники Великой Отечественной войны, краеведы; среди них и местная поэтесса Н.Железкова, посвятившая одно из своих стихотворений архивистам. В списке граждан – источников комплектования значится восемь человек; с ними заключены договоры о сотрудничестве, в том числе оговорены условия доступа к фонду, и проводится работа по описанию и приему документов. Кроме того, в список граждан – возможных источников комплектования включено шесть владельцев личных собраний. Наиболее разнообразным по составу является фонд Ф.П. Тукмачева (1919–2011), учителя, участника Великой Отечественной войны, краеведа, коллекционера, поэта-любителя. В нем представлены автобиография в стихотворной форме и в виде рассказа, записная книжка с воспоминаниями о первом бое под Смоленском в 1942 г. и фронтовые письма; документы по истории сел и церквей Воткинского района, собственные стихи; плакаты, комплекты тематических открыток, фотографии жителей с. Перевозное. Особую ценность представляют рисунки (схемы) вышивок монахинь Вознесенского храма с. Перевозное Сарапульского уезда Вятской губернии, датируемые 1889–1899 гг.

Аудиовизуальные и электронные документы дают образное представление о жизни и деятельности людей разных поколений. Потомкам небезынтересно будет увидеть на фотографиях, как менялся труд сельских тружеников на разных этапах истории XX–XXI вв., послушать аудиозаписи воспоминаний ветеранов Великой Отечественной войны, посмотреть видеозаписи о финальных республиканских соревнованиях юных хоккеистов на приз «Золотая шайба» в 2002 г., о природе национального Нечкинского парка в начале XXI в. и о многом другом.

В общем объеме хранящихся дел 32 % составляют документы республиканской собственности. Ежегодно в архив поступают в среднем 1200 дел постоянного хранения, а также дела ликвидированных организаций. В списке источников комплектования значатся 40 организаций, из них 32 – муниципальные, четыре – республиканские и четыре – негосударственные. В 2019–2022 гг. архивом совместно с учреждениями разработано и согласовано ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики 29 инструкций по делопроизводству, в которых предусмотрены единые требования к применению электронного документооборота и работе с электронными документами. Специалисты архива ежегодно участвуют в экспертизе более 100 описей и номенклатур дел. На базе архивного отдела проводится производственная и преддипломная практика студентов Воткинского машиностроительного техникума им. В.Г. Садовникова, обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Студенты знакомятся с основными функциями муниципального архива, выполняют различные виды работ по модулю «Документирование и организационная обработка документов».

В 2017–2022 гг. читальный зал архива посетили 215 исследователей. Чаще всего запрашиваются похозяйственные книги сел и деревень, дающие информацию о предках, документы о закрытии церквей и раскулачивании в 1930‑е гг., отчеты из фондов статистики, протоколы заседаний райсовета, сельсоветов и др.

Для быстрого поиска архивной информации, повышения эффективности и качества предоставляемых услуг ведутся автоматизированные базы данных: ведомственная информационная система «Электронный архив Удмуртии», «Предметно-тематический указатель к фондам органов местного самоуправления», «Фотокаталог», «Местонахождение документов по личному составу» и др. В целях формирования электронного фонда пользования проводится оцифровка архивных документов: ежегодно создаются электронные копии более 8 тыс. листов документов. Всего в электронный вид переведено 1518 ед. хр., что составляет 3 % от дел постоянного срока хранения. В последние два года целенаправленно реализуется среднесрочная задача, определенная в послании Президента Российской Федерации В.В. Путина Федеральному собранию 15 января 2020 г. о создании доступного архива документов по истории Второй мировой войны. Оцифровано 217 ед. хр. / 4418 листов документов периода Великой Отечественной войны из 14 фондов.

В целях повышения доступности и качества предоставления услуг населению с 2012 г. архив, как и все муниципальные архивы Удмуртии, осуществляет прием социально-правовых запросов граждан и организаций в режиме «одного окна» и обмен документами с подразделениями ПФР в Удмуртии по телекоммуникационным каналам связи в специальной программе. В 2022 г. исполнено 853 социально-правовых запроса граждан и организаций, из них 83 % – с положительным результатом. Все запросы исполнены в установленные сроки. Из общего количества запросов: 85 % поступило в электронном виде от учреждений ПФР по Удмуртии, 6 % – через МФЦ, , 4 % – лично, 3 % – обычной почтой, 2 % - иным способом. С 2022 г. организована работа по предоставлению массовых социально значимых услуг в области архивного дела на Платформе государственных сервисов. Все это способствует тому, что заявителю чаще всего уже не требуется ходить самому за архивными справками.

На основе архивных документов для разных категорий населения ежегодно проводится более 50 различных информационных мероприятий: выставки документов, краеведческие уроки, экскурсии. Так, в 2021 г. в связи с 95-летием Воткинского района было организовано семь документальных выставок, посвященных истории развития местного самоуправления, сельского хозяйства, строительства и промышленности, культуры, спорта и народного образования в районе; размещено 48 информационных материалов на сайте райадминистрации, в социальной сети «ВКонтакте» на странице архива и сообществе «Воткинский район – 95 лет вместе!»; проведена районная краеведческая конференция «Вехи истории». Сотрудники архива приняли участие в подготовке юбилейного издания «Воткинский район – 95 лет: С тобою вместе светлою мы связаны судьбой…». В него вошел ряд статей, подготовленных на основе архивных документов, в том числе по истории самого архива.

С 1996 г. на базе архива действует местное отделение УРО РОИА, члены которого (учителя, библиотекари, краеведы и др.) вносят вклад в популяризацию документального наследия и исторических знаний среди населения, участвуют в республиканских и Всероссийских краеведческих конкурсах, добиваясь весомых результатов. Так, воспитанники учителя истории Камской школы, члена РОИА Н.Ю. Новоселовой начиная с 2014 г. четырежды побеждали во Всероссийском конкурсе юношеских учебно-исследовательских работ «Юный архивист». В 2011–2020 гг. издано 13 краеведческих сборников, семь из них вышло под редакцией историка, краеведа Н.В. Бочкаревой в рамках проекта «Память сохраним о Великой Победе», объединенные общим названием «День Победы» и включающие статьи, воспоминания, документы и стихи об участниках войны и тружениках тыла. Архив принимает активное участие в инициируемых Комитетом по делам архивов республиканских историко-культурных проектах «Удмуртия для тебя», «Фронтовики Удмуртии» и др.

В архиве сформировался дружный, сплоченный коллектив – это шесть сотрудников (четыре из них муниципальные служащие): начальник Ираида Григорьевна Камышева, ее заместитель Ольга Михайловна Фертикова, главный специалист-эксперт Елена Петровна Климова, ведущий специалист-эксперт Ксения Юрьевна Смирнова, ведущий документовед  Елена Анатольевна Дюпина, архивариус Светлана Васильевна Вольхина. Средний возраст – 45 лет, один имеет высшее образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»; большинство со стажем работы от 7 до 15 лет. Каждый организует деятельность архива сразу по нескольким направлениям, при этом обеспечивается полная взаимозаменяемость, чему способствуют регулярные стажировки в государственных архивах республики.

Поддерживается тесная связь с ветеранами, по традиции их приглашают на различные мероприятия. С 1996 г., в течение 18 лет, архивом руководила Татьяна Петровна Похилова, под руководством которой создавалась и развивалась материально-техническая база, сформировался стабильный коллектив. Именно она представляла муниципальные архивы Удмуртии в 2002 г. на Всероссийской конференции «И моя деревня должна принадлежать истории» в г. Геленджике, делясь положительным опытом в области использования архивных документов. Одной из тех, кто причастен к становлению и развитию архивного дела в районе, являлась Викторина Николаевна Краснова, заместитель начальника архива в 1993–2017 гг. Благодаря ее лидерским способностям была проведена большая работа по выявлению организаций района, входящих в зону комплектования архива, созданию отлаженной системы взаимодействия и сотрудничества с ними, по повышению значимости делопроизводства и архивов. Весомый вклад в совершенствование системы учета архивных документов внесла Маргарита Александровна Суркова, проработавшая в архиве 24 года. Она одной из первых в республике начала внедрение БД «Архивный фонд», делилась опытом с коллегами из других архивных учреждений, благодаря ей архив пополнялся документами личного происхождения. Труд всех ветеранов отмечен почетными грамотами Федерального архивного агентства.

В последние десятилетия с интенсивным внедрением информационных технологий произошло немало изменений в организации архивного дела, но неизменными остаются профессионализм и преданность архивистов своему делу.