Основными задачами отдела являются:
- обеспечение деятельности Администрации муниципального образования «Воткинский район» по организации делопроизводства, документационного обеспечения, контроля за соблюдением единой системы делопроизводства, методического руководства с документами;
- обеспечение деятельности Администрации по организации кадрового делопроизводства;
- обеспечение деятельности Администрации по вопросу сохранности документов и сдачи архивных документов по основной деятельности и личному составу;
- организация работы по рассмотрению обращений, заявлений и жалоб граждан в соответствии с действующим законодательством;
- обеспечение деятельности Администрации в решении административно-хозяйственных вопросов.
Основные функции отдела
В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
1. Основными функциями отдела связанными с обеспечением деятельности Администрации по вопросам организации делопроизводства являются:
- обеспечение контроля, за исполнением документов поступивших в Администрацию;
- обеспечение приема и отправки корреспонденции с применением современных средств коммуникации, а также средств почтовой связи;
- организация работы по подготовке, учету и рассылке нормативных документов, принятых главой Администрации муниципального образования «Воткинский район»;
- осуществление контроля, за сроками выполнения постановлений, распоряжений и снятию их с контроля;
- подготовка проектов распоряжений по основной деятельности и личному составу Администрации;
- осуществление экспертизы ценности документов, тематической систематизации, формирования документов для хранения и сдачи в архив в соответствии с инструкцией по делопроизводству;
- организация работы по хранению и сохранности документов, оформлению дел для сдачи архива по основной деятельности и личному составу;
- формирование номенклатуры дел Администрации и представления ее на утверждение;
- обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан; осуществление контроля работы по своевременному рассмотрению обращений граждан в Администрации, ее структурных подразделениях, проведение анализа поступивших обращений граждан в Администрацию и ее структурные подразделения;
- подготовка ежемесячных планов основных мероприятий Администрации, Совета депутатов и структурных подразделений Администрации МО «Воткинский район»;
- организация подписки периодических изданий;
- осуществляет организацию размещения информации о деятельности Управления на официальном сайте МО «Воткинский район» в сети Интернет и в СМИ;
- осуществление организационно – технической подготовки совещаний, заседаний, конференций и других мероприятий, проводимых руководством Администрации.
2. Основными функциями отдела связанными с обеспечением деятельности Администрации по вопросу кадрового делопроизводства являются:
- ведение установленной документации по кадрам;
- подготовка проектов распоряжений Администрации по вопросам приема и увольнения сотрудников Администрации;
- подготовка документов о назначении на должность и освобождении от должности сотрудников Администрации;
- ведение личных дел и трудовых книжек сотрудников Администрации;
- оформление трудовых договоров с сотрудниками Администрации;
- ведение табеля учета рабочего времени и дней отдыха сотрудников Администрации;
- оформление отпусков и составление графика отпусков сотрудников Администрации;
- оформление больничных листов на сотрудников Администрации;
- оказание услуги по назначению и выплате пенсии за выслугу лет муниципальным служащим Администрации муниципального образования «Воткинский район»;
- ведение реестра муниципальных служащих;
- организация проведения конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;
- организация работы с резервом управленческих кадров;
- организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;
- организацию проверки правильности заполнения сведений о расходах, доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений;
- составление анализа текучести кадров;
- рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства;
- организация и подготовка документов районной комиссии по установлению стажа работы;
- обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
- осуществляет мероприятия по противодействию коррупции и урегулированию конфликта интересов;
- участие в рассмотрении случаев нарушения трудовой дисциплины, сотрудниками Администрации и подготовка проектов распоряжений о привлечении муниципальных служащих и других работников к дисциплинарной ответственности;
- организация курсов по профессиональной подготовке и переподготовке, курсов повышения квалификации и стажировки муниципальных служащих;
- оформление распоряжений Администрации о служебных командировках сотрудников Администрации;
- организация и обеспечение проведения аттестации муниципальных служащих;
- выдача в установленном порядке справок в пределах своей компетенции;
- подготовка наградных документов для представления к награждению государственными наградами РФ и УР;
- подготовка документов для награждения Почетными грамотами и Благодарственными письмами муниципального образования «Воткинский район»;
- управление осуществляет иные функции по обеспечению деятельности Администрации;
- организует воинский учёт и бронирование на период мобилизации в военное время граждан, пребывающих в запасе из числа работников Администрации муниципального образования «Воткинский район».
3. Основными функциями отдела связанными с обеспечением деятельности Администрации по вопросу подготовки документов являются:
- организация печати постановлений, распоряжений, деловых писем и других документов Администрации;
- организация печати грамот Почетных грамот и Благодарственных писем главы муниципального образования «Воткинский район»;
- организация копирования, тиражирования документов с помощью имеющихся в наличии технических средств;
4. Основными функциями отдела связанными с обеспечением деятельности Администрации по организации работы приемной главы Администрации являются:
- обеспечение приема и регистрации входящих, исходящих документов, учет движения документов вышестоящих органов власти, учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности;
- организация приема граждан в том числе по личным вопросам;
- организация рабочего места главы Администрации канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники.
5. Основными функциями отдела связанными с обеспечением деятельности Администрации по административно-хозяйственной работе являются:
- обеспечение хозяйственного обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания Администрации, в которой расположены сектора, отделы и управления, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.);
- организация работы по санитарной уборке служебных кабинетов, помещений общего пользования, координация и осуществление контроля за работой водителей, технического персонала, дворника и рабочего по зданию Администрации муниципального образования «Воткинский район»;
- организацией работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному оформлению фасадов здания.
6. Осуществляет организацию предоставления муниципальных услуг населению и организациям, в т.ч. в электронном виде, относящихся к полномочиям отдела.
7. Организует участие в предоставлении сведений, необходимым федеральным органам исполнительной власти, органам государственной власти УР и органам местного самоуправления в УР, необходимые им для оказания (исполнения) государственных и муниципальных услуг (функций) в рамках межведомственного взаимодействия.
8. Организует направление и исполнение запросов от Федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти УР и органов местного самоуправления в УР сведений, необходимых ему для оказания (исполнения) муниципальных услуг (функций) сведений в рамках межведомственного взаимодействия.
9. Оказание методической помощи МО поселениям и структурным подразделениям по вопросам муниципальной службы.